個人辦公桌的風景...  

 

展開短期助理工作,已經邁入第二週囉!

接近年末且結案、整帳、簽核與稽查……等職務項目,

可說是一投入公文案件的世界裡,即昏天暗地哪~~

啪啪~~  

加上穎所屬單位的上司,目前職位特殊之原故,

每週僅有2天的上午進辦公室,處理案件與聯絡廠商等公文事宜,

週一為固定日,週三、週四則視情況停留辦公座位,

所以,其餘的工作時段,穎擔任秘書般的角色,處處留意著。

這回工作的辦公室座位~~   

如此一來,個人的工作日誌就必須更加用心地記錄及完成!

這本 B5 大小、26孔活頁的記事本,是穎先前於某大公司派遣時,

人資主管所贈予使用的,裡面的活頁日期已經舊了,裝入新的仍可運用。

自己帶去的文具用品及公司提供的鎖櫃!     

2011 10 月份,莫名陷入一陣手帳、文具狂熱中,敗了不少物品,

其中包含 2012 年工作日誌活頁,於九乘九文具店挑選了便宜實惠的內頁,

自行回家補充,簡單記錄著一些公司來電和面試時間等資訊;

而今年接近年末,來了份短期的工作機會,也就想起須再購買新活頁嚕。

2013工作日誌-整裝完畢了!!   

一樣拜訪了九乘九文具店,新年度到來的關係,各式手帳、工商日誌等,

均在特價中,可供個人依喜好來選擇之,款式與實用性等因素,

應該都令不少人傷腦筋吧!畢竟,絕大部份的情況下,將使用一整個年份。

2013工作日誌-台灣製,日誌內頁B5/26孔   

比較了半晌,穎選購跟 2012 年相同廠商(晉頎)的日誌內頁,

簡潔大方的舒服款式,不論在段落空間、書寫品質上,皆有一定標準;

一份年度內頁,會員特惠價錢為 78 元,內容包含有:20122014 年曆、

2013 年度計劃表、月計劃表、週計劃表(一週兩頁,左三右四)、

備忘錄、常用通訊錄、捷運系統示意路線圖、個人基本資料……等等,

整體而言,倒是挺方便的工商日誌範本,上班族可參考哦!

2013工作日誌-年計劃、月記事、週記事等   

穎這幾天下來,皆運用此本書寫各個工作事項,除了另存電子檔案外,

也依照個人需求,補充其他橫條活頁進去,筆記好填寫公文存放檔案內容,

以及各辦公室主管、助理、廠商單位的聯絡方式......等;

因為,案子件數份量與屬性不一樣,所以,歸什麼檔案夾、影印哪些複本,

都得小心留存,以便後續動作及統整報表的處理;

也選購兩枚 B5 26孔活頁資料夾,放置日誌底部,一個供私人文件存放、

另一個放入一些單據或應注意交辦說明等,同時收放較不易弄丟。

2013工作日誌-放入活頁紙及活頁收納夾   

手帳文具熱潮的原故,穎大量閱讀了一些筆記術相關書刊及雜誌等,

購買的新書、二手書和雜誌均有某程度的份量,再從中找出適合自己的,

整理出一套屬於自我的穎式工作筆記術,如果不想閱讀或購買書刊,

可試著到網路搜尋,例如:整理術、手帳力、筆記術……等關鍵字,

幾乎都能找到相關文章與使用分享,穎先前就找尋了便利貼工作術相關,

並且,下載網路上已彙編好重點的 ppt,瀏覽後思索合適的運用方式。

手帳及週邊等,參考用書   

此外,活頁標籤、紙膠帶、小圓貼紙、小型可再貼自粘便條紙、

Check PADTO DO LIST)、磁鐵書籤等,皆可活用於同一本工作日誌上面。

 

如圖所示,活頁的標籤按照顏色及高度來分,工作筆記、聯絡廠商名單、

週記事等等;紙膠帶則黏貼一些承辦者的聯絡電話及傳真號碼,

或者,開會通知 Mail 列印出來,A4摺半剛好,貼在當週計劃表上方,

以便自己留意事前需要準備的文件,是否已經處理妥當;

小圓貼紙則是當日上司有進來辦公室,且安排交辦會議等公事執行。

2013工作日誌-便條紙、紙膠帶等輔助用品   

而小型可再貼自粘便條紙的利用,穎是參考便利貼工作術的 ppt檔案,

寫下將辦理的事情,貼於當日或露出頁面一些,執行完畢即可取下;

Check PADTO DO LIST)則為一天應完成的工作內容,完成後打勾。

Outlook 及廠商贈送的月計劃表格,也都非常容易使用且上手,

目前 Outlook 的月記事,為穎個人的每日飲食及運動時間記錄。

工作日誌、桌曆等記事用法   

紙本版工作日誌,依照交辦項目逐一用藍色原子筆記錄,

主旨或案件編號等,以黑色原子筆註記,完成後以紅筆打勾,

倘若,承辦者註明須注意的要點,再以螢光筆上色提醒之。

2013工作日誌-目前使用狀況...   

至於,工作事項記錄的電子檔,穎分成兩大類,一為工作日誌、

二為公文收發檔案。沒有一定的格式,這為穎自己思考出來的記錄檔,

大部份的情況下,都是穎自己每日瀏覽執行職務的依據,

或者,該提醒上司某案件的處理進度如何,結案日期大致上為何時。

工作日誌及項目等   

公文收發檔案方面,穎認為做的還不夠完善,仍有需要修改的地方,

這陣子在思考如何更改才好,希望把各文件處理妥善,以便後續追蹤。

公文等收件表單   

值得一提的是,穎在電子版工作日誌中,僅有記錄公事而已;

紙本版工作日誌,會記錄一些個人應執行的項目,例如:資安測驗、

健檢資料繳交、約聘合約填寫……等,這些屬於其他單位的事情交辦部份。

 

以上,為穎簡單的介紹,如同不少筆記專家所言,

自己真正去執行過後,才是自己的東西喲~~~

嘿嘿嘿......微笑著   

 

 

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